Пресс-конференция и пресс-тур

Практическое руководство

Москва – 2014 г

Пресс-конференция.

Одной из основных форм общения и установления личных контактов с журналистами является пресс-конференция. Это официальная встреча с прессой, на которой журналистам сообщают необходимую информацию и отвечают на их вопросы по заранее объявленной теме. Пресс-конференцию надо не просто провести, но и получить необходимые отзывы в СМИ.

Когда есть смысл созывать пресс-конференцию?

Пресс-конференцию выгодно созывать в том случае, если информация, предназначенная для СМИ, «тянет» на проведение развёрнутой кампании в прессе и требует общения с целым пулом журналистов одновременно.

Пример.

Приведём пример обоснованного созыва пресс-конференции в рамках проведения антикризисной кампании.

Несколько лет назад петербургский завод имени Степана Шаумяна оказался на грани кризиса. Спрос на автомобильное масло, которое завод производил, резко упал. Причина была в том, что питерский рынок заполонили частные торговцы, у которых цены на автомобильное масло были значительно ниже. Представители завода провели лабораторные исследования масел – заводского и того, что продают частники.

Результаты исследований оказались впечатляющими. Автомобильное масло, продаваемое частниками, по качеству не соответствовало элементарным нормам. Причём у всех! Полученная информация уже сама по себе была пригодна для проведения кампании в СМИ. Выбор формы общения с журналистами не оставлял сомнений - пресс-конференция.

Анонсирующий релиз под заголовком «Завод Степана Шаумяна объявляет войну автомобильной мафии» сработал как нельзя лучше! Материалы, полученные представителями СМИ на пресс-конференции от руководителей завода, подтверждённые заключениями экспертов, превратились в злободневные статьи, телевизионные и радио сюжеты. Почти вся питерская пресса написала об этом. Спрос на автомобильное масло, выпускаемое заводом Шаумяна, резко повысился. Предприятие успешно преодолело кризис.

О каких «мелочах» необходимо помнить?

Для представителей СМИ пресс-конференция начинается уже тогда, когда они отправляются по указанному в Вашем пресс-релизе адресу. Понятно, что место встречи они непременно найдут. Однако от того, как долго они будут искать, зависит настроение журналистов, которое, в свою очередь, может отразиться на тональности их публикаций. Поэтому, если пресс-конференция не проводится в каком-нибудь хорошо известном месте, следует приложить подробную информацию или план с указанием проезда. Также укажите виды городского транспорта, которыми можно воспользоваться, чтобы без проблем добраться до места проведения мероприятия. Изготовьте указатели в виде объявлений на входе в здание с информацией о том, где будет проходить пресс-конференция (этаж, комната). Сделайте внутри здания стрелки с текстом: «Пресс-конференция». Прикрепите соответствующие таблички на двери зала. Поставьте указатель «Регистрация» на стол, где фиксируется прибытие журналистов. Уместен указатель «Гардероб», особенно если он расположен не на виду.

Всем организаторам пресс-конференции необходимо иметь нагрудные «бейджи» с именем и фамилией, а также названием структуры (организации), которая проводит мероприятие. Журналисты должны видеть, к кому они могут обратиться по процедурным и другим вопросам.

На стол, за которым будут сидеть ведущие мероприятие, необходимо поставить таблички с фамилией, именем и отчеством каждого ньюсмейкера . Можно ограничиться именем и фамилией, но в этом случае имя должно быть обязательно поставлено перед фамилией , а не после неё (правильно - Пётр Градов, а не Градов Пётр). Эти данные должны быть указаны достаточно крупно и повторены на обратной стороне таблички (чтобы участник без труда смог найти своё место за столом ведущих). Должности ньюсмейкеров на табличках писать не обязательно. Всё равно, как бы Вы не старались, буквы получатся слишком мелкими, чтобы их можно было хорошо рассмотреть из зала. Должности должны быть указаны в пресс-релизе или других документах, составляющих пресс-кит.

Очень часто, помимо анонсирующего пресс-релиза, отправляемого в СМИ, возникает необходимость в дополнительном личном приглашении на пресс-конференцию конкретных журналистов или редакторов. В этом случае, адресату посылается именное приглашение.

Пример.

(Текст именного приглашения на пресс-конференцию).

Уважаемый_ _____________________________________

Приглашаем Вас принять участие в пресс-конференции, посвящённой подведению итогов российско - британского семинара «Музеи Санкт-Петербурга в новых экономических условиях», которая состоится 15 сентября 2011 г. в 18.00 по адресу: .

По окончании пресс-конференции – фуршет.

Оргкомитет

(Автобус в г. Пушкин отправляется 16.30 от МФ «Культурная инициатива»,).

Контактная информация _____________________

В каком случае журналисты довольны пресс-конференцией?

· Если она созвана в связи с событием действительно значимым для целевой аудитории печатного издания (телепрограммы, радиопрограммы).

· Если в ней принимают участие влиятельные люди.

· Если организаторы пресс-конференции прислали релиз в редакцию как минимум за неделю до её проведения (в ежемесячное издание - за месяц), и напомнили об этом событии ещё за день – два.

· Если пресс-конференция началась вовремя. Без задержек.

· Если пакет материалов (пресс-кит), полученный журналистом на пресс-конференции, помогает сориентироваться в теме, а не утонуть в ней .

· Если докладчики (выступающие) говорят коротко, внятно, озвучивают конкретные факты и не уходят от острых вопросов.

	При выборе места проведения пресс-конференции лучше отдайте предпочтение тому, которое находится в непосредственной близости от метро, имея в виду тот факт, что большинство журналистов будут добираться до места проведения общественным транспортом .
	Основной интерес для журналистов на пресс-конференции представляют «живые источники информации», то есть, те компетентные люди, которые владеют важными сведениями по заявленной теме. Представители прессы всегда сосредоточены на поиске новых и малоизвестных фактов. Им могут быть также интересны дополнительные детали, примеры, цифры помогающие раскрыть тему. Словом, всё то, что может сделать их журналистский материал содержательным и украсить его любопытными подробностями.
	Опыт показывает, что продолжительность плановой пресс-конференции не должна превышать по времени один час.
	Количество выступающих (открывающих пресс-конференцию докладчиков) не должно быть более двух-трёх человек. Регламент 3-5 минут каждому. Максимум 8-10 минут. Пресса, как правило, уже «в теме», поэтому основное время должны занимать ответы на вопросы журналистов.

План подготовки и проведения пресс-конференции.

Определение цели пресс-конференции. Определение целевых СМИ. Определение места, даты и времени проведения. Подготовка пресс-релиза и других раздаточных материалов. Рассылка в СМИ анонс-релизов и приглашений. Переговоры с конкретными журналистами и редакторами (в том числе о сотрудничестве на коммерческой основе). Предварительная репетиционная работа с участниками, которые будут выступать на пресс-конференции. Встреча и регистрация журналистов, пришедших на пресс-конференцию. Распространение раздаточных материалов, составляющих пресс-кит. Ведение пресс-конференции. При необходимости, общение с журналистами после пресс-конференции. Рассылка итогового пресс-релиза в СМИ, представители которых были приглашены, но не пришли. Практика показывает, что ваш материал может быть опубликован. Отслеживание выхода материалов и подготовка подборки статей по итогам пресс-конференции.

Пресс-тур.

Пресс-туром принято называть комплексное выездное мероприятие, подготовленное организацией (компанией) специально для журналистов, целью которого является ознакомление представителей СМИ с деятельностью предприятия, региона и. т.д.

Пресс-тур по времени может быть рассчитан как на несколько часов, так и на несколько дней. Всё зависит от того, какими возможностями обладают устроители этого мероприятия, и какие задачи они перед собой ставят.

Пресс-туры не проводят без поводов. Так что, наличие соответствующего общественно значимого повода, способного хоть как-то заинтересовать СМИ - обязательно. Например, открыли новое производство, запустили новую технологию, завершили строительство.

Пресс-тур всегда предполагает посещение журналистами нескольких объектов или мероприятий, даже если продолжительность встречи с прессой составляет 5-6 часов.

Пример.

(Программа пресс-тура, планируемая продолжительность - шесть часов).

13.10 – 14.10 Кофе – брейк.

14.20 - Отъезд на перекрёсток Московского проспекта по адресу…

14.50 – 15.20 Передача в дар городу и установка светодиодных светофоров

нового поколения. Подарок принимают___________________.

15.20 - Отъезд.

Отдел по связям с общественностью

Пример.

(Итоговый релиз пресс-тура, рассчитанного на три дня).

«Группа ГАЗ» обновляет дизельные двигатели!

На ярославском моторном заводе началось серийное производство высокоэкологичных двигателей ЯМЗ-650 по французской лицензии. Проектная мощность производства – 20 тыс. двигателей в год. Объём инвестиций вложенных в проект – 60 млн. евро.

Тяжёлый дизельный двигатель ЯМЗ-650 мощностью 303 кВт (412 л. с.) и объёмом 11 литров – это российская модификация французского двигателя DCi-11, лицензию на производство которого «Группа ГАЗ» приобрела у фирмы Renault Trucks (Франция) в 2009 году.

С 4-го квартала 2011 года по первую половину 2012 года двигатели ЯМЗ-650 будут собираться из комплектующих мировых производителей. Со второй половины 2012 года начнётся процесс производства узлов и деталей на российских предприятиях, в том числе, входящих в «Группу ГАЗ».

Основные потребители нового двигателя – РУП «МАЗ» (Республика Беларусь), (Россия), ХК «АвтоКрАЗ» (Украина), а также предприятия стран СНГ.

На пресс-конференции, посвящённой запуску в производство нового дизельного двигателя (проведённой в рамках пресс-тура), выступали: Председатель Правления «Группы ГАЗ» Сергей Занозин, генеральный директор Виктор Кадылкин, генеральный директор РУП «МАЗ» Николай Костень, Председатель Правительства Ярославской области Ирина Скороходова, президент Renault Trucks (Франция) Stefano Chmielewski. На мероприятии присутствовали журналисты из деловых и специализированных автомобильных изданий, представляющие федеральные СМИ, а также СМИ Ярославля и республики Беларусь.

Перед торжественным запуском нового двигателя на заводе, в присутствии гостей и журналистов, был отслужен водосвятный молебен на начало нового дела. На второй день пресс-тура журналисты были приглашены на полигон, где была организована тестовая поездка на автомобиле МАЗ с новым двигателем ЯМЗ-650.

Организационную и информационную поддержку пресс-тура осуществляло агентство по связям с общественностью Vanguard PR.

Галина Саяпина Координатор по внешним связям агентства Vanguard PR. Тел.: ________________________________________ ______@___________ www ._________________

Пресс-тур является дорогим, но при этом достаточно эффективным инструментом знакомства и построения отношений с ключевыми, нужными компании изданиями и журналистами. Пресс-тур, как правило, длится несколько дней и позволяет журналистам окунуться в жизнь компании, посвятить изучению продуктов/планов компании столько времени, сколько они никогда бы не смогли после полученного пресс-релиза, сидя на рабочем месте. Задача пиарщика - создать все условия для продуктивной работы прессы.

В первую очередь необходимо определить цели пресс-тура. Если вы не сможете ответить на вопрос журналиста, почему он должен присутствовать, скорее всего, вашему мероприятию журналист предпочтет другое. Чтобы получить широкое освещение в прессе, вам нужно подумать об интересах журналиста, а это, как правило: общение с ключевыми лицами, запуск продуктов, ранее не анонсированных в других изданиях, также цифры, статистика, новости, конкретные планы вашей компании.

Очень полезным пресс-тур окажется для гостиниц, санаториев, домов отдыха. Также можно совместить продвижение объекта HoReCa и кампанию по брендингу территории. К примеру, есть прекрасный регион, уже очень популярный среди туристов из Европы и Китая. Хотелось бы также привлечь внимание гостей из России и Казахстана. Во время интересного фестиваля, проходящего в регионе, отель приглашает в пресс-тур представителей соответствующих изданий, проводит ёмкую работу по ознакомлению СМИ с гостиницей, организовывает посещение фестиваля, экскурсионную программу по региону. Таким образом, в рамках сотрудничества специалисты по брендингу региона и PR-команда отеля достигают полного эффекта.

Если вы планируете участвовать в масштабной выставке, также можно пригласить блогеров и журналистов. В таком случае убедитесь, что ваша компания представлена наиболее ярко (это может привлечь и тех журналистов, которых вы не приглашали), подготовьте команду для демонстрации продукции и работы с прессой, покажите, дайте опробовать свои лучшие товары и услуги, проведите семинары, научите новому, озвучьте интересные факты. Такой пресс-тур будет полезен, например, производителям потребительской электроники и бытовой техники.

Если у вас нет какой-то интересной новости или выдающегося спикера, продемонстрируйте журналистам производственный процесс вашей компании. Допустим, как на заводе делают сырки, как шьют обувь, как изготавливают шляпы и т.д. В таком случае ваш козырь - это предоставление СМИ возможности много фотографировать, спрашивать, проводить интервью с рядовыми сотрудниками (в компетентности которых, конечно же, не должно быть сомнений).

Очень популярными в последнее время стали туры для презентаций IT-продуктов. К примеру, во Франции была основана компания, которая занимается исключительно организацией пресс-туров в сфере IT. Компанию The IT Press Tour учредили два опытных специалиста, осознав, что США не хватает качественного освещения в европейских и азиатских СМИ, в то время как последние испытывают огромный интерес к IT-персоналиям, новым разработкам и передовым трендам. Таким образом, было проведено уже 13 масштабных визитов прессы в Силиконовую долину, Сан-Франциско и Бостон. Журналисты встречаются сразу с несколькими компаниями, в основном, 2 встречи в день в течение недели пребывания в США.

Каких журналистов выбрать? Количество участников пресс-туров, обычно, ограничено, поэтому и к подбору кандидатов на участие PR-специалисты относятся предельно скрупулёзно. Изучив издания, авторов, пишущих на интересующую вас тематику, необходимо сделать выбор в пользу тех журналистов, блогеров, а может и редакторов журналов и газет, которые работают в целевых СМИ и взаимодействуют с вашей аудиторией. Также оцените стилистику, тональность, в которой обычно пишет журналист, примерно представьте ракурс освещения информации о вашей компании.

Если у вас устоявшиеся отношения с редактором раздела или журнала, напишите или позвоните ему напрямую, спросив рекомендацию, кого из журналистов заинтересовала бы та или иная тема. Обращаясь к журналисту в письме или разговоре по телефону, назовите компанию, которая приглашает в пресс-тур, примерный распорядок предполагаемых активностей, не забудьте акцентировать то, что станет интересным материалом для журналиста. Если с изданием вы общаетесь впервые, обязательно прикрепите пресс-кит компании.

Получив согласие от нужных СМИ, поблагодарите и запросите все данные, которые понадобятся для аккредитации и организации трансфера в планируемое место тура. Не забудьте предупредить об условиях размещения, погодных условиях, финансовых моментах. Как правило, компания, приглашающая журналиста в пресс-тур, полностью покрывает все расходы.

Перед пресс-туром

Итак, определившись с тем, зачем приглашать прессу, вы должны продумать следующие вещи для максимальной эффективности проведения мероприятия:

Правильный тайминг. Убедитесь, что пресс-тур не пересекается с важными мероприятиями в сфере, которая интересна вашим журналистам. Также учитывайте сезон, праздники и выходные.

- "Нет!" эксплуатации. Да, вы пригласили прессу, но не заставляйте журналистов работать на износ. Грамотно планируйте активности, не старайтесь заполнить ими каждую минуту. В целях экономии компании часто покупают билеты на ранние рейсы, если вы поступили так же, обязательно дайте журналистам время на отдых.

Теплое общение. Например, за обедом не стоит продолжать невзначай заговаривать о том, как успешна ваша компания. Лучше спросите журналистов об их работе, о чем интересно писать, расскажите о себе, можно также упомянуть какие-то собственные забавные истории, связанные с работой. И вы, и пресса находитесь на работе, но что мешает привнести живых эмоций и позитива?

Дьявол в мелочах. Успешность любой PR-кампании, безусловно, состоит в продуманности всех деталей. Продумайте трансфер, питание, выберите проверенных подрядчиков, тщательно продумайте и подготовьте пресс-кит и активности на случай смены погоды. Простор для проявления своего профессионализма тут необъятный.

- "О, как нехорошо любить притворно!". Многие уважаемые издания рекомендуют своим журналистам воздерживаться от посещения пресс-туров. Причина этому - заискивание и давление PR-служб, бесконечные правки и, наконец, окончательное лишение журналиста права быть объективным. Сильные медиа не приемлют попытки манипуляций со стороны PR-команд.

Если после пресс-тура вы получили много качественных, глубоких и позитивных публикаций, которые максимально охватывают именно вашу целевую аудиторию, пестрят ключевыми сообщениями, а пул СМИ пополнился именами дружественно настроенных журналистов, - такое мероприятие можно считать успешным.

Обязательно зафиксируйте для себя все успехи, возникшие трудности, выводы и рекомендации на будущее.

Легких и продуктивных вам пресс-туров!

Пресс-туром принято называть мероприятие, подготовленное службой по связям с общественностью организации специально для журналистов, рассчитанное на достаточно продолжительное время (несколько часов, день, несколько дней) с целью получить в результате публикацию объективных журналистских материалов о своей компании в средствах массовой коммуникации. Целью организации пресс-тура не обязательно должно быть знакомство с деятельностью всего предприятия или, например, жизнью населения небольшого провинциального города (если администрация последнего хочет наладить хорошие отношения с местными журналистами), для этого достаточно и довольно убедительного информационного повода. В этой связи хочется привести выдержки из прекрасно подготовленного пресс-кита, созданного санкт-петербургским предприятием ОАО «ЛОМО» в связи с проведением «Дня прессы на “ЛОМО”». Далее будут названы разделы пресс-кита и приведены краткие цитаты из каждого из них с тем, чтобы показать на конкретном материале, как готовят такие мероприятия солидные организации и опытные специалисты по связям с общественностью, в них работающие. Пресс-кит имеет форму брошюры, размер листа А-4, и содержит 18 с. текста и рисунков.
Пример
ДЕНЬ ПРЕССЫ НА «ЛОМО»
(Пресс-кит открывается обращением к журналистам)
Дорогие друзья!
Спасибо за то, что вы нашли время быть с нами в этот день. Сегодня у нас уже третий «День прессы на “ЛОМО”»... Такая форма общения с журналистами гораздо полезнее, чем традиционные презентации и пресс-конференции. Вы можете не только узнать о последних событиях на «ЛОМО», но и своими глазами увидеть живое производство...
Сегодня мы хотим показать вам законченный новый высокотехнологичный прибор, на который получен соответствующий сертификат и уже выпущена первая его промышленная серия, часть которой будет передана в вашем присутствии в дар городу к его Дню рождения. Мы ведем интенсивные переговоры с различными регионами, но первыми, как мы считаем, новые светофоры должны украсить наш родной город.
…У нас ведется производство нашей единственной оставшейся «в живых» модели фотоаппарата «ЛОМО-компакт», судьба которого удивительна и в своем роде уникальна...
Обо всем этом… вам расскажут...
Отдел по связям с общественностью
ОАО «ЛОМО»
ПРОГРАММА НА 14.05.99 г.
930 - 945 - сбор журналистов в автобус на площади...
945 - отъезд на производство по адресу…
1000 - 1020 - осмотр производства светофоров.
1020 - 1120 - встреча со специалистами ОАО «ЛОМО».
1130 - 1200 - осмотр производства фотоаппаратов…
1200 - 1300 - встреча с генеральным директором…
1310 - 1410 - кофе
1420 - отъезд на перекресток Московского пр. и…
1450 - 1520 - передача в дар городу и установка светодиодных светофоров нового поколения. Подарок принимают………..............................……….
1520 - отъезд.
**************************
На следующих 8 с. дано описание проекта, фотографии и чертежи, приведены сравнительные характеристики и определена эффективность нового изделия, включена также копия сертификата на эту продукцию. Последние 5 с. пресс-кита посвящены описанию уникальных свойств фотоаппарата «ЛОМО-компакт».
Ознакомившись с этой сжатой информацией о пресс-туре для журналистов (хотя в их документе он назван «День прессы»), можно убедиться, что в результате его проведения организация «ЛОМО» до­стигла не только своей цели - ознакомления журналистов с новой продукцией, а показала и другие очень важные стороны своей деятельности. Она сделала очень ценный и важный подарок Санкт-Петербургу - набор светофоров нового образца, работа которых, несомненно, облегчит движение транспорта в перегруженном автомобилями городе. А тот факт, что это было сделано накануне празднования 300-летия города, показывает, что специалисты организации умеют использовать ситуацию и демонстрировать общественности социально ориентируемый характер деятельности коммерческого предприятия.
Конечно, как можно было понять из сказанного, для организации пресс-тура требуется реальный, а не придуманный на случай информационный повод. Если компания приглашает журналистов, представляющих различные виды средств массовой коммуникации, она должна обеспечить им достаточно комфортные условия работы, особенно если это касается телевидения. Ведь тележурналисты везут с собой крупногабаритное оборудование, и им нужна удобная парковка, не говоря уже о необходимости подключения к источникам питания во всех местах, где будет проходить съемка. Это лишь один пример, показывающий, как тщательно должно быть продумано мероприятие, вплоть до последних мелочей.
Что касается программы пребывания журналистов на предприятии, то именно она и определяет все основные элементы планирования пресс-тура. Вот основные элементы такого плана:

• Встреча журналистов. Если предприятие находится в черте города и поблизости расположены остановки регулярно функционирующего муниципального транспорта, вполне уместно назначить место встречи у проходной, позаботившись заблаговременно, чтобы именной список приглашенных имелся у представителей охраны. Если же ожидаются иногородние журналисты, их встречу следует организовать в аэропорту или на железнодорожных вокзалах.
• Проживание. Бронирование мест в гостинице - также забота организаторов пресс-тура.
• Сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура.
• Обеспечение и проведение встреч со всеми представителями организации, чьи имена включены в программу пресс-тура.
• Питание во время пребывания журналистов на предприятии. Культурная программа может быть предусмотрена для иногородних журналистов, если пресс-тур рассчитан на несколько дней и включает, например, поездки в отдаленные филиалы или по региону.
• Заключительная встреча с руководством предприятия, ответы на вопросы.
• Отъезд.

Непосредственной работе с журналистами в день проведения пресс-тура предшествует достаточно трудоемкий период подготовки, включающий длительные переговоры как внутри организации, так и со средствами массовой коммуникации.
Отдел по связям с общественностью уточняет с руководством цели проведения пресс-тура. Такая причина, как: «Ну мы ведь проводим это мероприятие каждый год, давайте и в этом году сделаем!» - не должна даже возникать при принятии решения о подготовке пресс-тура. Это означает, что пресс-тур следует посвящать либо чему-то значительному, уже достигнутому, либо перспективному развитию организации (района, научного направления). В последнем случае (пресс-тур, работающий на перспективу) важно ознакомление общественности через средства массовой коммуникации с этими планами, а также, возможно, поиск партнеров и инвесторов.
Для специалиста по связям с общественностью важно сразу же после принятия решения о проведении пресс-тура получить от руководства документы (приказы), в которых определены цели и дата пресс-тура, а также указаны фамилии лиц, отвечающих за его подготовку и проведение. Далее, также с руководством определяются объекты осмотра для журналистов и назначаются специалисты, которые будут давать пояснения на каждом из объектов. Выбирается маршрут пресс-тура и назначаются ответственные за проведение мероприятия в каждой из запланированных остановок тура. Все обязанности по обеспечению эффективной работы и осуществлению контактов с сотрудниками административно-хозяйственного сектора предприятия осуществляют специалисты отдела по связям с общественностью.
Этот же отдел занимается налаживанием и поддержанием регулярной связи со средствами массовой коммуникации на основании имеющейся в организации базы данных СМК и регулярных контактов с ними, составляет начальный поименный список журналистов, присутствие которых в этот день было бы желательно и полезно. Следует учесть, что, как показывает практика, примерно 50% журналистов, первоначально включенных в список, по разным причинам не смогут посетить организацию в этот день. Часть из них, поблагодарив за приглашение и выразив сожаление по поводу невозможности принять его, тем не менее проявляют заинтересованность и просят прислать все материалы, связанные с этим событием. Конечно, такую просьбу всегда следует удовлетворить.
Теперь самое время остановиться на тех печатных материалах, которые готовит отдел по связям с общественностью, когда планирует пресс-тур. Хотя эта книга и посвящена подготовке и проведению разного рода мероприятий, осуществляемых в процессе устной коммуникации, но так уж повелось с давних пор, что все решения и договора, которые заключаются благодаря мероприятию, оформляются на бумаге. Здесь будут названы лишь основные виды материалов, подготавливаемые отделом по связям с общественностью для проведения пресс-тура. Весь комплекс материалов достаточно легко разделить на основании предназначения для той или иной целевой аудитории. И начиная с самого общего определения групп общественности, с которыми при подготовке и проведении пресс-тура специалистам по связям с общественностью придется контактировать, выделяем внутреннюю и внешнюю аудитории.
Работа по созданию планов или, если угодно, сценариев для подключения к участию в пресс-туре отдельных подразделений самой организации начинается непосредственно после издания руководством приказа о проведении пресс-тура с указанием цели, времени и фамилии исполнителя, отвечающего за все этапы как подготовки, так и проведения пресс-тура. Хотя, конечно же, этому приказу уже предшествовала большая работа, касающаяся вопроса: проводить или не проводить пресс-тур, зачем и что показывать и т. д.
Отдел по связям с общественностью начинает обычно с составления программы пресс-тура (в соответствии с теми общими рекомендациями, которые были даны на предыдущей странице, или совсем иначе), а затем устанавливает, кто, что и когда будет делать, причем эти обязанности распределяются не только за специалистами по связям с общественностью, но и за конкретными лицами как тех отделов, куда будут приглашены журналисты, так и представителями административно-хозяйственных служб. Все это оформляется в виде распоряжений с указанием сроков выполнения. Конечно, вся работа по подготовке проходит в регулярных контактах на уровне деловых встреч для решения практических вопросов.
Гораздо более оформленный и четкий характер, с точки зрения письменных документов носит работа с внешней аудиторией. Если событие, ради которого планируется проведение пресс-тура, действительно очень серьезное и администрация города в нем может быть заинтересована, то, конечно, следует направить приглашения руководителям города. Позже, за день до намеченного дня пресс-тура, следует по телефону получить подтверждение и узнать имена и должности лиц, которые намерены принять участие в мероприятии.
Непосредственно с представителями средств массовой коммуникации поддерживаются регулярные контакты.

Пресс-тур

Многие руководители - от директоров завода до мэров городов и губернаторов - удивляются: почему журналисты пишут о них в газетах (говорят по радио, показывают по телевидению) так мало? Хочется ответить: а вы пригласите их в гости, покажите им свое хозяйство, посадите за свой стол - то­гда и получится желаемый результат. Такого рода организованная акция носит название пресс-тура. При организа­ции полномасштабного пресс-тура в регион следует продумать следую­щие блоки меро­приятий, не забыв определить ответственных за их про­ведение:

а встреча на вокзале или в аэропорту, размещение, инструктивная встреча с изложением деталей пребы­вания в республике, области, го-Роде;

о сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура; ° питание, вечерний досуг, культурная программа;

□ встреча с представителями исполнительной и законодательной ветвей власти;

а посещение профильных для тематики пресс-тура и наиболее ин­тересных объектов республики, об­ласти, города; знакомство с их со­циально-экономическим развитием;

□ заключительная встреча, подведение итогов поездки, проводы на вокзал или в аэропорт.

Будете ли вы приглашать журналистов поодиночке, обратитесь ли за помощью в структуры Союза жур­налистов или ПР-агентство, все равно готовьтесь ответить на следующие вопросы:

□ тема и уточненная программа пресс-тура,

а количество журналистов, которых вы можете принять в ходе пресс-тура,

□ место сбора журналистов перед отъездом,

□ транспорт и маршрут следования,

□ место и условия размещения, а даты и время отъезда-приезда,

а гарантии безопасности (если речь идет о "горячем" регионе).

Если вы заказываете пресс-тур и финансируете его организацию, то вправе поставить и свои вопросы:

□ как будет осуществляться маркетинг СМИ и подбор журналистов?

□ кто сопровождает журналистов и координирует их деятельность со стороны организаторов поездки?

□ способны ли организаторы предложить дополнительное инфор­мационное обеспечение пресс-тура (подготовка и распространение в широких кругах СМИ отчетных материалов о поездке, проведение пресс-конференции по итогам пресс-тура и т. д.)?

Ниже приводится текст информационного письма для СМИ о пресс-туре в Ростовскую область, кото­рый состо­ялся в апреле 1999 г. Хоте­лось бы обратить внимание читателей на то, что этот документ имел четко выверенный организационно-методологический характер и был направлен на решение следую­щих задач:

а осуществить деловую презентацию Ассоциации АГРО; а провести деловую презентацию "Югагро­фонда" и его проекта "Тре­тейские арбитражные суды в сельском хозяйстве";

□ поднять статус Ассоциации АГРО и входящих в нее фондов за счет проведения совместной акции с руководи­телями Администрации Ростовской области и федеральных министерств.

Следует понимать, что все включенные в программу пресс-тура мероприятия и объекты (даже если они имели признаки самостоятель­ных) были подчинены решению именно этих задач.

5. Понятие новости. Новостной повод.

Новость – это сообщение, в котором представлен современный взгляд на действительность в отношении конкретного вопроса, события или процесса. В новости прослеживаются важные для индивида или общества изменения, которые подаются в контексте общепринятого или типичного. Новость оформляется с учетом консенсуса относительно того, что интересует аудиторию, а также внутренних и внешних ограничений, с которыми приходится сталкиваться соответствующей редакции. Она – результат ежедневно возобновляемой игры по достижению коллективного договора внутри редакций, сортирующих происходящие за конкретный промежуток времени события с тем, чтобы создать скоропортящийся продукт. Новость – это несовершенный результат принятия скороспелых решений в ситуации давления извне и изнутри».

Новостной повод.-Реальные события, на основе которых и строятся пресс-релизы. К событиям, являющимся значимыми информационными поводами, обычно относят: «- событие существенно влияет на жизнь населенного пункта, региона или государства, где расположена организация; - событие носит международный характер; - событие не имеет мировых или региональных аналогов; - событие носит характер чеерзвычайных ситуаций или повлекло за собой человеческие жертвы; - событие происходит периодически, однако характеризуется ярко выраженной положительной динамикой - рост числа участников конференции в разы, значительное увеличение прибыли предприятия за отчетный период и т. п.; - событие происходит периодически, однако характеризуется ярко выраженной отрицательной динамикой (как инфоповод для пресс-релиза организации нежелательно, однако возможно); - событие предполагает значительный экономический или социальный эффект - создание новых рабочих мест, повышение средней заработной платы, вывод направления деятельности на уровень рентабельности; - событие ожидалось давно; - в событии участвует VIP-персона - федерального или регионального масштаба; - событие само по себе незначительно, но в его рамках есть занимательные факты или заявлены нетипичные участники - в олимпиаде или конкурсе для студентов принимает участие ученик младших классов средней школы, в легкоатлетическом пробеге, посвященном юбилею завода, победил Генеральный директор предприятия; - событие само по себе незначительное, но противоречащее привычному ходу вещей - «яйцо снесло курицу».

Работа журналиста интересна в том числе и потому, что различные компании периодически проводят пресс-туры для журналистов, вывозя их в какие-то интересные места или на важные мероприятия. Если вы "акула пера" и вас на работе ценят, то у вас наверняка получится периодически ездить в пресс-туры.

Хоть я журналистом и не являюсь, меня также на пресс-туры иногда зовут. Впервые на такое мероприятие я поехал почти десять лет назад - 3 сентября 2003 года. Компания <Би Лайн GSM> первой покрыла своим сигналом трассу М7, и пригласила по этому поводу в Москву журналистов всех регионов, находившихся на этой трассе.

Первый пресс-тур я помню очень хорошо. Меня - простого редактора сайта из провинции пригласили в Москву, поселили в гостинице, показали штаб-квартиру Би Лайн GSM на улице 8-го марта, пригласили на пресс-конференцию с участием первых лиц компании, дали возможность посетить какой-то очень дорогой картинг-центр и даже пригласили туда каких-то московских звёзд шоу-бизнеса. Это был один очень яркий день в жизни для человека, который редко выбирается из Чебоксар и вообще мало где был.

С тех пор пресс-туры пошли по нарастающей. Сначала их начал проводить Билайн, потом к нему подключились МТС и МегаФон. Я ездил в Москву, Казань, Нижний Новгород и много других городов. Интересные мероприятия похожей тематики проводились и в Чебоксарах.

Завершились пресс-туры лично для меня с наступлением кризиса в 2008 году - тогда телекоммуникационные компании резко пересмотрели свои отношения с журналистами и какие-то поездки прекратились. Или сильно сократились. Да и я перестал писать крупные материалы, уступив такую возможность, как и пресс-туры коллегам.

Отношения к пресс-турам у меня также изменили зарубежные поездки на отдых. Их я совершал уже за свой счёт, но зато они длились не 1-3 дня, а большее время. Мне стало жалко тратить два дня на дорогу куда-то, чтобы потом в течение дня принять участие в каком-то пусть даже интересом мероприятии. Так что от приглашений бесплатно ненадолго посетить что-то труднодоступное в последние годы я отказывался.

Конечно, компании зовут журналистов в пресс-тур, везут их куда-то, кормят и развлекают не просто так - они рассчитывают получить активность на проводимых мероприятиях и статью по результатам поездки. Если с активностью особых проблем нет - подготовить вопросы на пресс-конференции и пообщаться в кулуарах с руководителями не так сложно, а вот с написанием статей у меня (как ничуть не журналиста) иногда возникали большие проблемы.

Статьи надо писать сразу же, пока впечатления не остыли. Но на деле ты приезжаешь с мероприятия и на тебя наваливаются повседневные заботы. Надо садится и готовить материал, а ты решаешь проблемы, которые возникли во время отсутствие. А потом тянешь еще один день, а дальше до выходных, а потом всё помнится не так ярко и пишется не сразу:) Возможно, у профессиональных журналистов всё обстоит иначе.

Так для одного из сотовиков я писал отчёт с пресс-тура три недели. За это время они меня несколько раз спросили <Готова ли статья?> - сначала намёками, а потом в открытую и весьма настойчиво. Я написал большой красивый текст, но сделал это очень не вовремя. А оператор с тех пор меня никуда на иногородние мероприятия не приглашал. Хотя я статьи чаще всего писал, а иногда готовил развёрнутую записку со своим мнением о прошедшем пресс-туре, которые очень ценили организаторы.

Пресс-туры позволяли мне познакомиться с сотрудниками компаний в макрорегионах и далее много информации получать непосредственно у них, а не через чебоксарский филиал. Это было очень удобно. А вот с журналистами в пресс-турах получалось познакомится (хоть и не со всеми), но за пределами пресс-туров я так и ни с кем не общался. Не знаю почему.

Находясь на мероприятии кажется, что "Вот сейчас приезду в Чебоксары, сделаю ЭТО и ЭТО тоже!" - появляется много идей, которые окрыляют. Но вот до реализации у меня что-то из пресс-туров доходило крайне редко.

Зачем пресс-туры нужны компаниям, которые их проводят?

Ведь они тратят на проведение очень много денег - каждому журналисту оплачивается дорога, гостиница, питание, для них заказывается развлекательная программа. Сами компании организацией таких сложных мероприятий, как правило, не занимаются - они обращаются в специальные агентства, услуги которых также не дешевы.

Мне видится, целей две: Громко заявить о каком-то важном событии . Очень важно при этом, что приедут журналисты из самых разных регионов. И укрепить лояльность журналистов, и изданий в которых они работают . Работать со СМИ приходится каждой крупной коммерческой компании - очень важно, что о компании напишут, в каких деталях упомянут.

Как правило, пресс-туры проводят компании состоятельные, мероприятия эти проходят на высоте и поездка на такое мероприятие - своеобразная премия для журналиста. Приятно вместо серых будней съездить в какой-то город на подготовленный праздник. Часто поэтому в пресс-тур отправлялись не просто журналисты, а владельцы или руководители СМИ. Конечно, пресс-туры бывают разные - нас операторы связи приглашают в другие города, журналистов из Москвы возят за рубеж, а кого-то зовут в Шемуршу на День Республики.

Рост лояльности вовсе не означает, что журналист или издание после пресс-тура будет писать о компании исключительно хорошо, но в какой-то мере отношение к организаторам сильно меняется, и совсем откровенных гадостей о компании участники пресс-тура скорее всего не напишут. Лично ко мне никогда не обращались компании со словами <Мы тебя на пресс-тур возили, а ты нам то-то и то-то не уступаешь!>, хотя практически всегда действовало правило <Поучаствовал в мероприятии - напиши отчёт - отправь ссылку на него организаторам>.

П.С. Вернулся сейчас из первого пресс-тура после долгого перерыва. Написал в пути домой этот текст.